《종일 걸리던 업무 1시간만에… ‘AI 협업툴’세계 ‘인공지능(AI)’과 함께 일하는 시대다. MZ 직장인들은 노션, 두레이, 코다 등 AI 협업툴을 적극 업무에 활용하고 있다. 보고서 요약, 업무 공유 기능 등을 통해 일의 효율을 높여주는 협업툴의 세계를 살펴봤다.# 오전 9시, 커피를 한 모금 마시며 컴퓨터 화면을 켜자 인공지능(AI) 에이전트가 어젯밤 쌓인 업무를 정리해 놓았다. 긴급도에 따라 우선 순위도 매겨져 있다. ‘오늘 처리할 긴급 이슈 3건’이라는 제목의 요약 페이지를 클릭하니 핵심 내용과 필요한 조치사항, 관련 과거 케이스까지 깔끔하게 정리돼 있다 릴짱 . 예전 같았으면 일일이 메일을 체크하며 30분은 걸렸을 일을 5분 만에 파악한다. 오전 10시에 시작하는 팀 회의 준비도 AI 에이전트가 알아서 준비해준다. 어제 마케팅팀, 개발팀, 영업팀이 각자 업데이트한 주간 보고서를 AI 에이전트가 통합해 ‘이번 주 핵심 이슈와 연관사항’으로 요약해 놓았다. 개발 일정 지연이 마케팅 캠페인에 영향을 줄 수 있다는 인 사아다쿨 사이트도 자동으로 표시돼 있다. 미팅 전에 미리 대안을 생각해 볼 수 있는 시간이 생긴 것이다. 이제 남은 업무는 투자 보고서 초안 작성이다. ‘지난달 매출 데이터를 분석해서 투자자용 요약 보고서 초안 만들어줘’라고 AI 에이전트에게 요청하자 재무 데이터베이스에서 수치를 가져와 차트와 함께 3페이지 분량의 문서를 생성한다. 물론 최종 검토와 전략적 코멘트는 오션파라다이스사이트 직접 추가해야 하지만, 데이터 정리와 기본 구조 작업에 들어가던 시간을 아껴 더 중요한 결론 도출에 집중할 수 있다. 점심시간 전에 초안을 완성하고, 여유롭게 팀원들과 커피 한잔할 시간까지 생겼다.》





‘일잘러’(일을 잘하는 사람) 직장인 모바일야마토 A 씨의 아침 풍경은 미래가 아닌, 오늘의 현실이다. 누구나 AI 서비스를 개인비서처럼 쓰는 일상이 자리 잡으면서 AI 협업툴도 급속도로 진화하고 있는 것. 대학생 프리랜서 스타트업과 대기업 직장인 할 것 없이 노션, 두레이, 코다, 컨플루언스 등 다양한 협업툴로 업무 생산성을 끌어올리고 있다.

더는 과거처럼 문서 작 골드몽릴게임 성 프로그램과 회의 녹취 앱, 정보 검색과 번역에 필요한 AI 서비스, 데이터 클라우드 사이를 일일이 이동할 필요가 없어졌다. AI 협업툴을 이용하면 업무에 필요한 모든 작업을 이동 없이 한 플랫폼에서 끝낼 수 있기 때문이다. 조직 내 업무 현황과 담당자 배치도 조직원들과 실시간으로 공유된다. 매번 담당자가 누구인지 힘들게 찾아 메일이나 메신저를 보내지 않아도 된다. 과거라면 하루 종일 걸렸던 업무를 1시간에 끝내는, 누구나 ‘일잘러’가 될 수 있는 시대가 된 것이다.
AI 에이전트가 탑재된 협업툴은 사용자를 대신해 일을 하는 ‘AI 팀원’을 지향한다. 복잡한 문서를 간결하게 요약해 핵심 정보를 제공하는 자동 요약, 문장의 문법 오류를 수정하고 회사나 업무 스타일에 맞게 문체를 바꿔주는 문법 및 스타일 교정 기능은 물론이고 번역·보고서·이메일 초안 작성 기능도 갖추고 있다. 업무 흐름들을 한눈에 보고 이를 100명 넘는 이용자에게 공유할 수 있어 추가 메신저나 이메일 연락이 필요하지 않다는 점도 강점이다.

● 하루 종일 걸리던 업무 1시간 만에 마무리






이처럼 협업툴 사용은 이제 MZ 직장인에게 대세가 됐다. 유튜브에선 ‘미국 실리콘밸리 일잘러들은 무조건 쓴다는 OO이 끝판왕인 이유’ ‘일잘러 완벽 가이드’ 등의 영상을 쉽게 볼 수 있다. ‘노션’ 같은 협업툴 사용법을 전문적으로 가르치는 강사와 노션 템플릿을 디자인해 판매하는 이들까지 등장했다. 실제 인스타그램 등 소셜네트워크서비스(SNS)에는 “일잘러들은 다 몰래 쓰고 있다”며 ‘갓생러 키트’ 등의 이름을 붙여 유료 템플릿을 판매하는 광고도 넘쳐난다.

대학생들도 강의와 팀 과제, 개인 학습 등에 AI 협업툴을 활발히 사용하고 있다. 이용자들끼리 자신이 만든 협업툴 템플릿을 사고팔 수 있는 ‘노션 마켓플레이스’에는 전국 대학생들이 ‘대학생활 스터디 플래너’ 등 참신한 디자인으로 템플릿을 만들어 올리고 있다. ‘갓생 살기’ 등의 라이프스타일이 확산되며 러너들을 위한 러너 맞춤형 템플릿, 요리 레시피나 다이어트용 템플릿도 단골 아이템이다.
이처럼 협업툴 시장이 커지면서 테크기업 간 경쟁도 치열하다. 2021년 마이크로소프트(MS)는 노션과 유사한 협업 도구 루프(Loop)를 출시했으며, 최근에는 AI 비서 코파일럿을 통해 워드·아웃룩 같은 기존 문서 작업을 자동화하고 있다. 전통의 강자인 구글 역시 지메일, 드라이브 등 협업 도구에 생성형 AI인 제미나이를 도입하며 고도화하고 있다.
특히 주목받는 기업은 미국 ‘노션’이다. 오픈AI, 엔비디아가 회사 내부 협업툴로 노션을 사용하고 있는 것으로 유명하다. 포브스가 선정한 클라우드 100대 기업의 90%, AI 50대 기업의 94%가 노션을 쓰고 있다. 노션은 재택근무가 필수였던 팬데믹 기간 급성장해 2021년 10월 103억 달러의 기업가치를 인정받으며 ‘데카콘’ 반열에 올랐다.
국내 기업 중에선 NHN두레이가 대표 기업으로 꼽힌다. 공공 협업툴 도입률 1위인 NHN두레이는 누적 150곳 이상의 고객사를 확보하고 있다. 외교부, 도로교통공단, 한국에너지공단, 한국은행, 한국무역보험공사, 한국공항공사, 기초과학연구원(IBS), 서울대, KAIST 등이 대표적인 고객사다.

● 협업툴, 대표 IT-AI 기업들 대부분 사용





업무 협업툴 ‘노션’을 사용하고 있는 오픈AI 연구원들의 ‘연구 프로젝트’ 화면. 노션 제공



오픈AI는 초창기 직원이 수백 명일 때부터 노션을 도입한 것으로 유명하다. 노션 AI 개발에도 직접 파트너로 참여했는데, 오픈AI API를 기반으로 노션 AI가 만들어진 셈이다. 노션 측은 “오픈AI의 AI 전문가들이 매일 사용하면서 피드백을 준 것이 노션의 AI 협업 도구”라고 설명했다.

오픈AI의 브래드 라이트캡 최고운영책임자(COO)는 “오픈AI의 엔지니어들이 코드를 개발하고 로드맵을 짜는 모든 과정이 노션에서 이뤄진다”며 “노션은 깃허브, 슬랙 같은 다른 도구들과도 연결돼 있어 정보가 고립되지 않고 자연스럽게 흐른다”고 평가했다.
100년 전통 기업도 노션을 통해 디지털 혁신에 나섰다. 일본 도요타그룹이 그 주인공이다. 미래 기술을 연구하는 도요타 프런티어 리서치 센터는 노션 도입 이후 승인 절차가 3배 빨라졌다고 밝혔다. 기존엔 SNS에 연구 결과 1건을 공유하려면 ‘기획팀 메일 발송→법무팀 검토→홍보팀 피드백→보완 작업’ 등을 거치느라 며칠이 걸렸다. 노션 도입 이후에는 초안 작성부터 승인까지 모든 과정이 한 페이지에서 보이고 ‘승인’ 버튼 하나로 완료된다. 이를 통해 승인 시간이 3분의 1로 단축됐다. 변경 사항이 생기면 관련 담당자에게 자동으로 알림이 발송된다. 더 이상 ‘그 자료 어디 있더라’ 하며 헤맬 필요가 없게 된 것이다.
노션에 따르면 서울은 전 세계에서 가장 많은 활성 사용자 수를 보유한 도시 중 하나로 꼽힌다. 국내에선 허태수 GS그룹 회장이 직접 노션 도입을 권한 이야기가 유명하다. GS그룹 디지털전환(DX)을 총괄하는 조직인 52g는 ‘업무 흐름 대시보드’를 만들어 GS그룹 내 계열사의 DX 담당 230명의 업무 현황을 한 페이지서 관리한다. 허 회장도 이 페이지를 통해 업무 현황을 파악한다고 한다. 계열사 가운데 GS건설은 현장의 여러 고위험 작업을 노션에 사전 등록하고 작업 현황을 관련 부서와 팀이 실시간으로 공유해 위험 요소를 미리 파악하고 대응할 수 있게 했다. 심지어 건설 현장 근로자들의 점심 주문도 노션 데이터베이스로 관리하고 있다.

● 국내선 한국 시장 최적화한 ‘두레이’ 도입 활발





업무 협업툴 ‘두레이’의 이메일 초안 작성 지원 기능 예시. NHN두레이 제공



두레이는 국내 공공기관의 경우 아직 한컴오피스 사용 비중이 높은 점을 감안해 사용자가 두레이에 접속해 문서를 편집할 수 있는 한컴오피스웹(Web)을 결합하는 등 한국 시장에 최적화했다. 민간 시장에선 현대자동차를 비롯해 HDC현대산업개발, KB국민은행, 한글과컴퓨터 등이 두레이를 사용 중이다.

업무에 AI 서비스를 전면 도입하고 싶지만 비용 부담이 만만치 않은 현실도 두레이 같은 AI 협업툴을 도입하는 배경으로 꼽힌다. 실제 금융기관 A사는 두레이가 제공하는 다양한 글로벌 거대언어모델(LLM)을 활용해 업무 효율화에 나섰다. 기존에 금융기관이 LLM을 도입하기 위해서는 모델별로 인가, 심의, 시스템통합 개발 절차를 반복해야 했다. 이때 도입할 모델이 많아질수록 비용과 시간이 기하급수적으로 늘어났다. 그러다 두레이가 오픈AI의 챗GPT와 구글 제미나이, 앤스로픽 클로드 등 글로벌 LLM 라인업을 제공하며 상황이 달라졌다. A사 관계자는 “보안이 매우 중요한 금융업 특성상 AI와 같은 최신 기술을 내부로 도입해 활용하기가 쉽지 않은데, 금융 보안 인증을 받은 두레이를 도입하면서 협업 기능은 물론이고 각 영역에 특화된 다양한 LLM을 활용할 수 있게 됐다”고 설명했다.
순환보직을 채택한 중소기업중앙회는 두레이 도입으로 인사 시즌 때마다 곤혹을 치르는 일이 크게 줄어든 사례다. 업무 담당자가 바뀔 때마다 이전 메일과 메신저 대화 내역을 일일이 확인하며 인수인계서를 마련해야 했는데, 두레이를 사용하며 인수인계로 인한 업무 혼란이 눈에 띄게 줄어든 것. 전 직원 모두 업무 매뉴얼과 프로젝트 현황 등 다양한 정보를 두레이 프로젝트와 위키에 저장하고, 이를 전 사에 공유하며 더는 과거 업무 담당자를 찾아 헤맬 필요가 없게 됐다.
백창열 NHN두레이 대표는 “금융권의 까다로운 보안 요건을 모두 충족하며 금융 고객사들도 빠르게 늘려가고 있다”며 “AI를 통한 업무 혁신은 국내 전 산업군의 생산성 혁신 속도를 전례 없는 속도로 높여줄 것”이라고 했다.
장은지 기자 jej@donga.com